INFORMATIVA SULLA PRIVACY
Il Gruppo International SOS è presente in oltre 90 paesi. Ci assicuriamo che tutte le società del gruppo soddisfino o superino gli standard legislativi e di settore in materia di protezione dei dati per garantire che le vostre informazioni personali siano protette a livello transfrontaliero, mentre noi vi assistiamo in tutto il mondo.
Nella presente Informativa ci impegniamo a proteggere la vostra privacy. Descriviamo inoltre quali informazioni relative a voi raccogliamo e perché, come le utilizziamo e le salvaguardiamo e quali scelte avete a disposizione, comprese le modalità di accesso e aggiornamento o la richiesta di cancellazione delle vostre informazioni.
Il nostro impegno nei vostri confronti:
- Quando necessitiamo di alcune vostre informazioni personali, vi spieghiamo sempre lo scopo relativo, e non le utilizzeremo per scopi differenti senza prima informarvi e ottenere il consenso.
- Non conserviamo le vostre informazioni personali più a lungo di quanto necessario al fine di fornirvi i nostri servizi.
- Le vostre informazioni personali sono accessibili solo al personale autorizzato.
- Potete chiedere di rivedere o aggiornare le informazioni personali in nostro possesso che vi riguardano.
- Condividiamo le informazioni con terzi solo per gli scopi specificati nella presente Informativa sulla privacy, o per motivi previsti dalla legge o con il vostro esplicito consenso preventivo.
- Selezioniamo attentamente i fornitori di servizi terzi che ci supportano nell'elaborazione dei dati personali e implementiamo clausole contrattuali che li ritengono responsabili dei medesimi standard di protezione dei dati e della privacy che noi stessi rispettiamo.
- Monitoriamo attivamente le minacce esterne e agiamo in modo rapido e trasparente per proteggere la vostra privacy.
- Siamo consapevoli che la tecnologia si sviluppa rapidamente. Monitoriamo e miglioriamo quindi continuamente le misure implementate per proteggere le vostre informazioni da accessi non autorizzati e da perdite o divulgazioni accidentali.
Legge sulla privacy dei consumatori della California
Si prega di cliccare qui per ottenere maggiori informazioni sui vostri diritti alla privacy in California.
Tipologie di informazioni personali
Le informazioni personali identificabili (PII o "Informazioni personali") sono informazioni che possono essere utilizzate singolarmente o in combinazione con altre informazioni per identificare, contattare o localizzare una singola persona, o per identificare un individuo o una persona fisica nel contesto (e includono i dati personali). I Dati Personali sono informazioni che riguardano un individuo identificato o identificabile. Le PII e i Dati Personali non includono dati anonimi o statistici che di per sé non consentono l'identificazione dell'utente come individuo. Le informazioni sensibili o i dati personali di categoria speciale che possiamo raccogliere includono informazioni sullo stato di salute attuale di un individuo o sulla sua anamnesi, sul suo orientamento sessuale o sulla sua religione.
Come raccogliamo ed utilizziamo le vostre informazioni personali
Al fine di fornire i nostri servizi, solitamente necessitiamo di raccogliere alcune informazioni personali relative agli individui che stiamo assistendo. A volte, inoltre, utilizziamo pseudonimi e anonimizziamo i dati per poterli utilizzare a scopo di analisi statistiche e rapporti, per contribuire a migliorare i nostri servizi o per scopi di ricerca.
Raccogliamo informazioni personali su di voi quando acquistate, utilizzate o beneficiate dei servizi o prodotti di International SOS. Necessitiamo anche di raccogliere i vostri dati personali se vi candidate per un ruolo presso di noi.
Potremmo inoltre non ricevere sempre informazioni personali direttamente da voi, ma anche da altre fonti, come l'organizzazione che ha acquistato i nostri servizi per vostro conto ("la vostra organizzazione") o i vostri parenti, la vostra compagnia assicurativa, altre società di assistenza, istituzioni finanziarie, fornitori di servizi medici o agenzie di viaggio.
Servizi digitali di gestione della Workforce Resilience
Se si utilizza la nostra Assistance App, questa raccoglierà alcune informazioni personali, le quali possono includere l'indirizzo e-mail del dispositivo abilitato all'applicazione e la vostra organizzazione, oppure il vostro numero personale di iscrizione a International SOS, a seconda che abbiate accesso a questo servizio, in virtù del vostro impiego o che siate un abbonato individuale. L'app raccoglie periodicamente anche dati di utilizzo.
Sebbene l'Assistance App possa essere utilizzata anche senza fornire il vostro indirizzo e-mail, tali informazioni sono parte integrante del funzionamento dell'app, in quanto abbiamo bisogno di sapere dove vi trovate per aiutarvi a mantenere la vostra sicurezza. L'app fornirà i dati di contatto per le emergenze locali, allerte mediche e security su misura a seconda di dove vi trovate, oltre a monitorare la vostra posizione in modo da potervi assistere in situazioni di potenziale pericolo o in cui potreste necessitare di assistenza medica. Il monitoraggio della posizione è una funzione volontaria che potete attivare e disattivare in qualsiasi momento.
Abbiamo incaricato diverse terze parti di supportarci nell'elaborazione dei dati necessari per fornire i nostri servizi: (ciò varia a seconda del singolo cliente) ¹:
1 Le eccezioni si basano su esigenze individuali del cliente. ETL Solutions (UK) viene utilizzata per l'aggregazione/trasformazione per un numero ridotto di clienti a causa di restrizioni tecniche da parte loro. La maggior parte dei flussi di dati GDS viene trasformata da PASS Consulting. Alcuni clienti dell'UE non utilizzano un sistema di distribuzione globale (GDS), quindi non vi è alcun requisito di trasformazione/aggregazione e non sono coinvolti ETL/PASS. Alcuni clienti non UE preferiscono utilizzare il server francese mentre i dati personali di alcuni clienti UE sono ospitati sul nostro server USA per accordo individuale.
*Hosting solo per i clienti UE o per accordo individuale
**per i clienti che utilizzano il monitoraggio attivo
+dove i dati sono ospitati da Orange in Francia
++dove i dati sono ospitati da RackSpace negli Stati Uniti.
Applicazioni Manager View, Tracker e WorkReady
Potreste essere stati scelti dalla vostra organizzazione per utilizzare le nostre applicazioni Manager View, Tracker o WorkReady. Questi sistemi dovranno raccogliere alcune Informazioni Personali ai fini dell'identificazione dell'utente e dell'autorizzazione all'accesso, tra cui il vostro nome, il ruolo di lavoro, l'indirizzo e-mail e le informazioni di contatto. Queste informazioni sono parte integrante del funzionamento delle applicazioni, in quanto abbiamo bisogno di sapere chi siete per fornirvi il giusto contenuto.
Manager View e Tracker utilizzano i seguenti cookie di prima e terza parte per fornire funzionalità essenziali, aiutarci a capire meglio come vengono utilizzate le applicazioni e migliorare l'esperienza dell'utente:
Applicazione WorkReady
WorkReady è un'applicazione per la gestione dei collaboratori che la vostra organizzazione potrebbe chiedervi di utilizzare. Il questionario Work Ready vi chiederà informazioni personali e mediche per rispondere alle domande di screening che determinano se potete lavorare a distanza o in sede. Questo aiuta la vostra organizzazione a mantenere un ambiente di lavoro sicuro durante un'epidemia di malattia infettiva. L'applicazione non condivide le vostre informazioni mediche con la vostra organizzazione. Per ulteriori informazioni su come le vostre informazioni personali saranno gestite e su come International SOS protegge la vostra privacy si prega di consultare la pagina: https://www.internationalsos.com/privacy
Assistance App di International SOS
Per utilizzare appieno questa applicazione e i servizi connessi, come Tracker, vi verrà richiesto di fornire i vostri dati personali. Una descrizione dettagliata di come i vostri dati personali saranno gestiti, di come International SOS li protegge e di quali sono i vostri diritti può essere trovata al seguente link: https://www.internationalsos.com/privacy.
I servizi Mobile includono servizi forniti dalle interfacce di programmazione per le applicazioni Google Maps/Google Earth. L'informativa sulla privacy di Google si applica a tali servizi e può essere consultata visitando: http://www.google.com/policies/privacy/.
Dettagli di accesso
Quando si accede per la prima volta all'applicazione, è possibile farlo in modo anonimo inserendo solo il proprio numero di iscrizione. Se la vostra organizzazione si è iscritta ai servizi Tracker, è importante inserire anche il proprio indirizzo e-mail in modo che i vostri itinerari di viaggio siano collegati al vostro profilo dell'app, raggiungendo la piena funzionalità come previsto.
Location Check-In e Location Finder
Prima di iniziare a utilizzare l'app, vi viene chiesto se desiderate che questa acceda alla vostra posizione. Il vostro consenso per attivare i Location Service (servizi di localizzazione) sul vostro dispositivo mobile è necessario affinché l'app possa mostrarvi le allerte specifiche per la vostra posizione corrente e per determinare il Centro di Assistenza più vicino a voi. Le informazioni sulla posizione raccolte sono parte integrante del funzionamento dell'app, in quanto la vostra posizione è essenziale per garantire un aggiornamento costante che includa le informazioni rilevanti per l'area geografica in cui vi trovate. L'app fornirà i dati di contatto per le emergenze locali e le allerte mediche e security su misura per la vostra posizione.
Se la vostra organizzazione si iscrive ai servizi di Check-in e/o Location Finder, potete anche scegliere di inviare la vostra posizione direttamente alla vostra organizzazione. Questo può essere fatto manualmente tramite il pulsante Check-in o automaticamente tramite Location Finder.
Location Finder è una funzione volontaria e può essere attivata o disattivata in qualsiasi momento nella pagina Push & Location Settings. L'intenzione di Location Finder è esplicitamente quella di trovare la vostra posizione, solo per conto della vostra organizzazione, nel caso in cui possiate risultare impattati da un evento importante. La vostra posizione precisa non viene tracciata attivamente, ma solo al momento dell'incidente, allo scopo di mantenervi in sicurezza.
Servizio di Significant Change Location (cambio di posizione significativo)
L'Assistance App raccoglie informazioni dal vostro dispositivo per permetterci di servire in modo dinamico contenuti più rilevanti, supporto ai prodotti e migliorare i nostri servizi e prodotti. Ciò include informazioni analitiche e informazioni sul vostro dispositivo, sul sistema operativo, sulla versione e sull'utilizzo dell'applicazione e sui rapporti sui crash.
In modo strettamente limitato, la vostra posizione viene anche tracciata a livello di Paese, per inviarvi allerte e informazioni rilevanti in base al vostro Paese attuale. A tal fine, l'Assistance App sfrutta il "Servizio di Significant Change Location" (cambio di posizione significativo) del vostro smartphone, che offre un'alternativa più potente per le app che necessitano di raccogliere dati sulla posizione senza richiedere frequenti aggiornamenti o la precisione del GPS. Il servizio si basa su alternative al GPS, come il Wi-Fi e le informazioni sul cellulare, per determinare la vostra posizione approssimativa. La vostra posizione precisa non viene mai tracciata attivamente da International SOS o dalla vostra organizzazione. Viene tracciata nel Tracker solo se il vostro cellulare è impostato su Check-in o se il Location Finder è attivo.
Accesso ai servizi di assistenza tramite Live Chat
Se ci contattate tramite Live Chat, verranno visualizzati il vostro nome, il numero di telefono e il nome della vostra organizzazione (se applicabile). Il nostro coordinatore vi chiederà comunque questi dati per confermare la vostra identità.
Per informazioni dettagliate si prega di fare riferimento alla sezione Servizi di assistenza medica e Security qui sotto.
Divulgazione di informazioni personali a terzi
Non divulgheremo le informazioni personali raccolte dall'applicazione a meno che l'utente o la sua organizzazione non abbia ricevuto istruzioni legali in tal senso. Abbiamo incaricato dei subfornitori per assistere nella fornitura di servizi Tracker. Per un elenco aggiornato di questi si prega di fare riferimento alla sezione Servizi digitali di gestione della Workforce Resilience di cui sopra.
Servizi di assistenza medica e security
Quando parlate con un operatore presente in uno dei nostri Centri di Assistenza, la chiamata viene solitamente registrata. Lo facciamo a scopo di formazione e di qualità. Se non desiderate essere registrati comunicatecelo, e vi richiameremo su una linea non registrata. Quando chiamate alcuni Centri di Assistenza, potreste essere accolti da un BOT automatizzato. Per accelerare l'erogazione dell'assistenza, il BOT automatizzato può porvi alcune domande di base e rispondere alle vostre domande. Se è necessaria ulteriore assistenza, i BOT vi indirizzeranno ad uno specialista che vi aiuterà a soddisfare la vostra richiesta. La chiamata sarà registrata ai fini della garanzia della qualità. Se non desiderate essere registrati comunicatecelo e vi richiameremo su una linea non registrata
Per assistervi, necessitiamo solitamente di chiedere alcune informazioni personali, come il vostro nome, i dati di contatto e la società per cui lavorate. Queste saranno registrate nel nostro sistema di gestione dei casi. Tali informazioni sono necessarie per identificarvi e rispondervi e, se necessario, mantenere un registro delle nostre interazioni. Raccoglieremo solo le informazioni personali necessarie per fornire il servizio da voi richiesto in modo sicuro ed efficiente. Alcuni di questi possono essere dati sensibili, come le informazioni mediche necessarie per indirizzarvi verso un provider di servizi sanitari adeguato.
Se i nostri coordinatori vi chiedono l'autorizzazione per condividere i vostri dati personali e le informazioni mediche con la vostra compagnia di assicurazione, questo servirà per consentirvi di presentare una garanzia di pagamento in modo che non vi venga chiesto di pagare le spese mediche. Il vostro consenso ci permetterà di presentare una richiesta di risarcimento al vostro assicuratore.
Se i nostri coordinatori vi chiedono il permesso di condividere le vostre informazioni personali o mediche con la vostra organizzazione, ciò è dovuto al fatto che quest’ultima ci ha chiesto di aggiornarla ogni volta che forniamo assistenza, in modo da poter adempiere al loro dovere di assistenza e offrire supporto laddove necessario. Possono anche richiederci l'approvazione da parte loro prima di pagare le vostre spese mediche. Potete negarci il vostro consenso per condividere le vostre informazioni personali, le informazioni mediche o entrambe. Qualora la vostra organizzazione ci richieda di ottenere la loro approvazione prima di prendere accordi finanziari per vostro conto, potremmo non essere in grado di assistervi senza il vostro consenso a contattarli.
Se i nostri coordinatori vi chiedono l'autorizzazione per condividere le vostre informazioni mediche con un fornitore terzo, questo servirà per consentire la presa di accordi per vostro conto, per i quali tali informazioni sono richieste dal fornitore (come il ricovero in ospedale).
Se i nostri coordinatori organizzano un teleconsulto per voi con un fornitore terzo, questo teleconsulto sarà effettuato tramite un'applicazione di teleconferenza chiamata Zoom. Tutti i contenuti che raccogliamo attraverso o in relazione a questo Servizio sono soggetti alla nostra Informativa sulla privacy http://www.internationalsos.com/privacy all'Informativa sulla privacy di Zoom consultabile all'indirizzo https://zoom.us/privacy.
I dati raccolti per fornire servizi di assistenza medica e security sono conservati per due anni e poi un anno in archivio. Si prega di fare riferimento alla nostra politica di conservazione, archiviazione e distruzione dei dati al seguente link: https://www.internationalsos.com/privacy.
Abbiamo incaricato diverse terze parti di supportarci nell'elaborazione dei dati necessari per fornire i nostri servizi di assistenza medica e security:
Servizi Medici (Cliniche)
Se visitate una delle nostre cliniche, ad esempio per un consulto, un trattamento medico o una valutazione della salute sul lavoro, le informazioni personali e sensibili saranno raccolte come parte della vostra cartella clinica tenuta dalla clinica stessa, che permette al nostro personale medico di fornire consulenza e cure mediche a seconda dei casi. Conserviamo le cartelle cliniche originali in conformità con la normativa vigente.
Le cartelle cliniche raccolte durante il periodo del trattamento vengono conservate per 3 anni e poi archiviate per 30 anni. Si prega di fare riferimento alla nostra politica di conservazione dei dati, archiviazione e distruzione al seguente link: https://www.internationalsos.com/privacy.
Formazione ed E-Learning
International SOS fornisce servizi di formazione, relativamente ai quali raccoglieremo alcune informazioni personali come parte dei registri di partecipazione o di completamento e per rilasciare certificati ai candidati.
I dati raccolti durante il periodo di formazione sono generalmente conservati per 2 anni e poi 1 anno in archivio. Si prega di fare riferimento alla nostra Politica di conservazione, archiviazione e distruzione dei dati al link: https://www.internationalsos.com/privacy.
Abbiamo affidato a terzi il compito di supportarci nella fornitura dei nostri servizi di E-learning:
L'utilizzo di questi servizi da parte di terzi dipenderà da un accordo individuale, che sarà esplicito nel rispettivo contratto.
Servizi di Concierge
Vi chiederemo le vostre informazioni personali e i dati della carta di credito (società della carta, numero, data di scadenza) per assistervi ed elaborare il vostro pagamento. Gestiamo tutte le informazioni di pagamento in conformità con il Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS). I dettagli completi sono disponibili nell'Aspire Privacy Statement all'indirizzo: https://www.aspirelifestyles.com/en/privacy-policy.
I dati raccolti durante il periodo di servizio di Concierge hanno una durata di conservazione variabile, a seconda della tipologia dei dati. Vi preghiamo di fare riferimento alla nostra politica di conservazione, archiviazione e distruzione dei dati all'indirizzo: https://www.internationalsos.com/privacy.
Abbiamo incaricato diverse terze parti di supportarci nell'elaborazione dei dati necessari per la fornitura dei nostri servizi di Concierge:
Valutazione della salute sul lavoro (MedFit)
Riceveremo il vostro nome e indirizzo e-mail dalla vostra organizzazione tramite la trasmissione di questi attraverso il portale online, e saranno elaborati in un Case Management System Orca/eOrca, ospitato presso il nostro Centro Dati di Philadelphia, negli Stati Uniti, o MedTrack, ospitato nel nostro Centro Dati di Parigi, in Francia. Il personale autorizzato dei nostri Centri di Assistenza di Parigi e Johannesburg ha accesso ai dati personali. Nel corso della fornitura dei servizi, conserveremo anche le relative cartelle cliniche ricevute da voi e dalla clinica di medicina del lavoro. Alla fine del contratto, International SOS restituirà la documentazione sanitaria in conformità con le istruzioni ricevute dalla vostra organizzazione.
Le cartelle cliniche raccolte durante il periodo del vostro trattamento vengono generalmente conservate per 3 anni e poi archiviate per 30 anni. Si prega di fare riferimento alla nostra politica di conservazione dei dati, archiviazione e distruzione al link: https://www.internationalsos.com/privacy.
Abbiamo incaricato diverse terze parti di supportarci nell'elaborazione dei dati necessari per la fornitura dei nostri servizi:
*Hosting per Orca/eOrca, sulla base di un accordo individuale con il cliente
**Hosting per MedTrack, sulla base di un accordo individuale con il cliente
Reclutamento
La tipologia di Dati Personali che vi richiediamo e le modalità di trattamento sono determinate dai requisiti del Paese in cui si trova la posizione lavorativa, e non dal Paese in cui risiedete.
Di solito raccogliamo i Dati personali direttamente da voi quando vi candidate per una posizione presso di noi, come il vostro nome, indirizzo, informazioni di contatto, storia lavorativa e educativa, conseguimenti e risultati dei test. Possiamo anche raccogliere i vostri Dati personali da terzi, come società di reclutamento professionale, le vostre referenze, i vostri precedenti datori di lavoro, gli intervistatori di International SOS e i fornitori di servizi di controllo dell'occupazione, nella misura in cui ciò sia consentito dalla legge applicabile.
I "Dati Personali Sensibili" sono un sottoinsieme dei Dati Personali e comprendono l'etnia, la salute, l'appartenenza a un sindacato, le convinzioni filosofiche, l'orientamento sessuale, nonché altre categorie previste dalla legge. Non cerchiamo di ottenere e non raccogliamo Dati Personali Sensibili su un candidato, a meno che non sia consentito dalle leggi applicabili (ad esempio, il monitoraggio delle pari opportunità negli Stati Uniti).
Utilizziamo i vostri Dati Personali solo per motivazioni legittime relative alle Risorse Umane e alla gestione aziendale:
- per identificare e valutare i candidati per un potenziale impiego, nonché per i ruoli futuri che potrebbero essere disponibili;
- il mantenimento di registri in relazione al reclutamento e all'assunzione;
- garantire la conformità ai requisiti di legge, compresi i requisiti e le pratiche di diversità e inclusione;
- condurre controlli sulla storia criminale, come consentito dalla legge applicabile;
oppure
- proteggere i nostri diritti legali nella misura autorizzata o consentita dalla legge.
Trattiamo i vostri dati personali per gli scopi sopra descritti: quando abbiamo il vostro consenso a farlo; quando è necessario per stipulare un contratto di lavoro con voi; quando è a noi necessario per adempiere a un obbligo legale; o quando è necessario a scopo dei nostri legittimi interessi come datore di lavoro che opera a livello globale.
Destinatari dei dati e trasferimenti internazionali dei dati
I vostri dati personali possono essere consultati da reclutatori e intervistatori che lavorano nel Paese in cui si trova la posizione per la quale vi candidate, così come da reclutatori e intervistatori che lavorano in Paesi diversi all'interno dell'organizzazione globale International SOS. Anche le persone che svolgono funzioni amministrative e il personale IT all'interno di International SOS possono avere un accesso limitato ai vostri dati personali, al fine di poter svolgere il proprio lavoro.
In alcuni Paesi, potreste avere meno diritti in base alla legge locale rispetto che nel vostro Paese di residenza, ma abbiamo messo in atto meccanismi legali volti a garantire un'adeguata protezione dei vostri dati personali, che vengono trattati dalle consociate e affiliate di International SOS all'interno dell'organizzazione globale International SOS, incluso il trasferimento dei vostri Dati Personali in Paesi diversi da quello in cui risiedete.
Possiamo utilizzare fornitori di servizi terzi per garantire un sistema software di reclutamento. Inoltre, condividiamo i vostri Dati personali con altri fornitori di servizi terzi che possono assisterci nel reclutamento di talenti, nell'amministrazione e nella valutazione di screening e test prima dell'assunzione e nell'esecuzione di controlli di background.
Laddove richiesto dalla legge, mettiamo in atto meccanismi legali volti a garantire un'adeguata protezione dei vostri dati personali in un Paese terzo. Se desiderate maggiori informazioni su tali meccanismi legali, che possono includere le clausole contrattuali standard dell'UE, vi preghiamo di contattarci all'indirizzo indicato alla fine della presente Informativa sulla privacy.
Conservazione dei dati
Se accettate un'offerta di lavoro da parte nostra, tutti i dati personali pertinenti raccolti durante il periodo di preassunzione diventeranno parte della vostra documentazione personale e saranno conservati in conformità con i requisiti specifici del Paese. Se non vi assumiamo, possiamo comunque continuare a conservare e utilizzare i vostri Dati Personali per un periodo di tempo (che può variare a seconda del Paese) per scopi di amministrazione del sistema, per considerarvi per potenziali ruoli futuri e per effettuare ricerche. Successivamente, conserviamo una quantità minima dei vostri Dati personali per registrare la vostra attività di reclutamento presso di noi.
Se necessitate di informazioni più dettagliate o specifiche per il vostro Paese, vi preghiamo di contattare: dpo@internationalsos.com.
Siti Web di International SOS
Utilizziamo servizi forniti da terzi per proteggere i nostri siti web dai rischi per la sicurezza e per gestire i nostri cookie:
Cookie e Tecnologia di Tracciamento
International SOS e i suoi partner utilizzano i cookie o tecnologie simili per analizzare le tendenze, gestire il sito web, tracciare i movimenti dei nostri utenti nel sito e raccogliere informazioni demografiche sulla nostra base di utenti nel suo complesso. È possibile controllare l'uso dei cookie a livello di singolo browser, ma se si decide di disabilitare i cookie, ciò potrebbe limitare l'uilizzo di alcune caratteristiche o funzioni del nostro sito web o servizio.
Alcuni dei nostri fornitori di servizi (ad es. i fornitori di servizi di International SOS che monitorano la nostra indagine sulla soddisfazione) utilizzano i cookie sul sito di International SOS. Non abbiamo accesso o controllo su tali cookie. Questa dichiarazione sulla privacy riguarda l'uso dei cookie solo da parte del sito di International SOS e non riguarda l'uso dei cookie da parte di altri.
Accettazione e link ad altri siti web
Questo sito web può contenere link ad altri siti web, presenti per vostra comodità e non come indicazione dell'approvazione di International SOS. Questi altri siti web possono avere le proprie politiche, che esulano dal nostro controllo, e quindi non sono coperti da questa dichiarazione o dalla politica di International SOS sulla protezione dei dati personali.
Protezione dei dati per i minori
Non raccogliamo consapevolmente informazioni su chiunque non abbia raggiunto l'età di 18 anni attraverso i servizi online e il sito web di International SOS.
TVCC (Televisione a Circuito Chiuso)
La televisione a circuito chiuso, nota anche come videosorveglianza, consiste nell'uso di videocamere per trasmettere un segnale ad un luogo specifico, su una serie limitata di monitor. International SOS utilizza le telecamere a circuito chiuso esclusivamente per scoraggiare o individuare comportamenti illeciti all'interno e nei dintorni della proprietà di International SOS e per supportare lo svolgimento di indagini.
Nei luoghi in cui International SOS utilizza le telecamere a circuito chiuso, viene visualizzata un'avvertenza sulla privacy. I registratori TVCC si trovano in aree ad accesso limitato e sono gestiti solo da personale appositamente addestrato. I nastri sono conservati per non più di 90 giorni. I requisiti legislativi locali sono rispettati.
Per quanto tempo conserviamo le vostre informazioni personali
Conserviamo le vostre informazioni personali solo per il tempo necessario e per un motivo legittimo. Quando i vostri dati personali non saranno più necessari, verranno distrutti o trasferiti in modo sicuro in conformità con il precedente accordo contrattuale o con le vostre preferenze. La nostra politica di conservazione dei dati è consultabile al seguente link: www.internationalsos.com/privacy
Condivisione delle vostre informazioni personali
Non vendiamo le vostre informazioni personali in nessuna circostanza e il nostro modello di business non si basa su tale azione.
I vostri dati personali possono essere trasferiti ad altre società all'interno del gruppo International SOS o a terzi che ci aiutano a fornirvi i nostri servizi. Queste società possono essere situate in un altro Paese. Se necessitiamo di trasferire i dati personali al di fuori dell'UE/SEE, e il Paese destinatario non possiede uno status di adeguatezza, ci assicuriamo che l'organizzazione a cui stiamo trasferendo i dati sia certificata Privacy Shield (se ha sede negli Stati Uniti) o che abbiamo applicato le garanzie richieste come le Clausole Contrattuali Standard della CE. Quando trasferiamo dati personali al di fuori dell'UE/SEE ad un'altra entità parte di International SOS, ci assicuriamo che essi rimangano protetti. Tutte le entità International SOS che agiscono in qualità di Titolari del trattamento dei dati hanno sottoscritto il nostro Regolamento Aziendale Vincolante (approvato dall'Autorità francese per la protezione dei dati, CNIL) e, laddove agiscano in qualità di Responsabili del trattamento, il trasferimento dei dati è salvaguardato da Clausole Contrattuali Standard CE interaziendali.
Chiederemo il vostro consenso ogni volta che dovessimo necessitare di trasferire informazioni personali sensibili (come le informazioni mediche) a terzi diversi dai nostri sub-processori, elencati nella presente Informativa sulla privacy, o da fornitori con cui ci avete esplicitamente chiesto di collaborare per vostro conto (ad esempio quando richiedete di fissare un appuntamento medico o un ricovero in ospedale).
Non condividiamo le vostre informazioni personali con terzi, a meno che non si applichi una delle seguenti condizioni o ragioni:
Abbiamo un legittimo interesse nel farlo
Per poter fornire i nostri servizi, potremmo dover condividere alcune informazioni personali con terzi in un modo che vi aspettereste, come ad esempio fornire il vostro nome allo studio medico dove ci avete chiesto di fissare un appuntamento per voi. Forniamo inoltre informazioni personali ad altre società all'interno del gruppo International SOS o ad altre aziende o persone di fiducia per elaborarle per nostro conto, sulla base delle nostre istruzioni e nel rispetto della legislazione sulla protezione dei dati, della nostra politica di protezione dei dati e di ulteriori misure di riservatezza e di sicurezza. Se desiderate consultare un elenco dei nostri incaricati del trattamento dei dati di terze parti, vi preghiamo di contattare: dpo@internationalsos.com.
Oppure
Avete fornito un esplicito consenso
Chiederemo il vostro esplicito consenso prima di condividere qualsiasi informazione personale sensibile che vi riguardi. Vi forniremo spiegazioni chiare per consentirvi di operare una scelta informata. Avete il diritto di ritirare il vostro consenso in qualsiasi momento.
Oppure
È presente un obbligo legale
Possiamo trasferire le vostre informazioni personali alle autorità, agenzie e istituzioni governative, ma solo se richiesto o consentito dalle normative vigenti.
Oppure
Necessitiamo di verificare la vostra assicurazione o le vostre prestazioni di lavoro
In alcuni casi potrebbe essere necessario avvisare terzi, come l'assicuratore o il datore di lavoro, ad esempio per verificare le prestazioni prima di pagare delle spese mediche, e condividere con loro alcune delle vostre informazioni personali. Chiederemo sempre il vostro consenso se dei dati sensibili devono essere condivisi o se necessitiamo di condividere informazioni per scopi aggiuntivi inaspettati.
Accedere, correggere o cancellare le proprie informazioni personali
In conformità con il Regolamento sulla protezione dei dati personali applicabile e con la nostra Politica sulla protezione dei dati, potete chiedere di accedere, rivedere, cancellare o interrompere il trattamento delle informazioni personali che International SOS ha raccolto su di voi utilizzando il nostro Portale dei Diritti degli Interessati (Data Subject Rights Portal):
- Vi preghiamo di cliccare qui per presentare una richiesta ai sensi del California Consumer Privacy Act (CCPA)
- Vi preghiamo di cliccare qui per effettuare qualsiasi altra richiesta relativa ai diritti dell'interessato
Se avete un account utente, potete accedere e gestire i vostri dati attraverso il nostro sito web. Potete anche contattare il Centro di Assistenza, la clinica, la struttura di servizio medico o il singolo dipendente con cui avete avuto a che fare. Oppure potete scriverci utilizzando il link di contatto sul nostro sito web.
Quando i vostri dati personali vengono elaborati nel corso della fornitura di questi servizi digitali di gestione della workforce resilience e dei servizi mobili, International SOS è autorizzata ad agire solo su istruzioni della vostra organizzazione, quindi vi preghiamo di contattare direttamente la vostra organizzazione, o la contatteremo per ottenere l'autorizzazione prima di poter soddisfare la vostra richiesta.
Quando inviate una richiesta relativa ai diritti dell'interessato ad International SOS,
A) Vi sarà chiesto di fornire a International SOS i dettagli dei dati richiesti per aiutarci a trovare i dati più facilmente;
B) Se richiedete di correggere i vostri dati, potremmo dovervi chiedere le ragioni per cui tali dati necessitano di correzione;
C) Potrebbe esservi chiesto di fornire una prova di chi siete;
D) Se agiamo in qualità di Responsabile del trattamento dei dati per conto della vostra organizzazione, dovremo chiedere istruzioni a quest’ultima prima di poter rispondere alla vostra richiesta;
E) volte potremmo non essere in grado di soddisfare la vostra richiesta a causa di obblighi legali contrastanti (come la necessità di conservare le cartelle cliniche per un certo periodo di tempo) o perché abbiamo un altro interesse legittimo che consideriamo tale ai sensi della legislazione applicabile sulla protezione dei dati.
Prenderemo atto della vostra richiesta entro cinque giorni lavorativi.
Ci impegniamo a soddisfare pienamente la vostra richiesta il prima possibile e a rispondervi entro e non oltre 30 giorni di calendario dalla data in cui è stata ricevuta e la vostra identità verificata. In alcuni casi di maggiore complessità, o se avete presentato più richieste, potremmo dover prolungare questo periodo di altri due mesi. Vi faremo sapere se è necessaria una proroga prima che siano trascorsi i 30 giorni iniziali.
Se a International SOS viene richiesto di distruggere i dati personali, ci assicureremo che ne venga impedita la riproduzione e faremo in modo che non vi sia alcuna divulgazione non autorizzata durante la distruzione di questi. Per consentirci di farlo, manterremo un registro di tutte le richieste di questo tipo, incluso un minimo di informazioni personali richieste. Se non sarete soddisfatti della nostra risposta alla vostra richiesta relativa ai diritti dell'interessato, non esitate a contattarci per discuterne ulteriormente. Si prega di fare riferimento al paragrafo sottostante "Come risolvere controversie con International SOS" per i dettagli.
Come proteggiamo le vostre informazioni personali
- Disponiamo di una certificazione indipendente a livello di gruppo, secondo lo standard internazionale di sicurezza delle informazioni ISO 27001 https://www.iso.org/isoiec-27001-information-security.html
- Disponiamo di una certificazione a livello di gruppo presso il Bureau Veritas Data Protection Technical Standard (GDPR) https://int.lead.bureauveritas.com/en/technical-standard-related-to-personal-data-protection
- Investiamo nella crittografia standard del settore e commissioniamo regolarmente test di penetrazione e monitoraggio continuo delle minacce Esaminiamo accuratamente e regolarmente i sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni di tutti i nostri fornitori IT di terze parti
- La certificazione delle nostre regole aziendali vincolanti da parte dell'Autorità Francese per la Protezione dei Dati (CNIL) vi fornisce la garanzia che i vostri dati siano protetti anche quando necessitiamo di trasferirli ad altre entità del gruppo International SOS
- I nostri responsabili della protezione dei dati controllano gli sviluppi della normativa sulla protezione dei dati a livello globale per garantire la nostra costante conformità ai requisiti di legge.
- Disponiamo di politiche interne per prevenire l'accesso o la divulgazione inappropriati o non autorizzati o la perdita accidentale di informazioni personali e tutti i dipendenti ricevono regolarmente una formazione sulla protezione dei dati.
- Abbiamo implementato misure di sicurezza fisica per salvaguardare le informazioni personali da uso improprio, alterazione, perdita o distruzione accidentale.
Come risolvere controversie con International SOS
Per risolvere una controversia potete contattare il Centro di Assistenza, la clinica, il servizio medico o il singolo dipendente con cui avete avuto a che fare. Oppure potete scriverci utilizzando il link di contatto sul nostro sito web.
Potete anche indirizzare tutte le richieste, i dubbi o i reclami relativi al nostro trattamento dei dati personali al nostro Responsabile della privacy all'indirizzo dpo@internationalsos.com, e se avete sede nell'UE o nello SEE potete contattare il nostro Responsabile della protezione dei dati Europa, all'indirizzo dpo.europe@internationalsos.com.
Se non siete soddisfatti del modo in cui la vostra richiesta o preoccupazione in merito ai nostri servizi online viene affrontata, potete contattare privacy@internationalsos.com.
Ci impegniamo a verificare ed affrontare tutte le preoccupazioni e i reclami il più rapidamente possibile. Forniremo un avviso di ricevimento della vostra richiesta unitamente all'indicazione del tempo approssimativo che ci occorrerà per esaminarla entro una settimana dalla ricezione. Se probabilmente ci vorranno più di due settimane per rispondere alla vostra richiesta, vi forniremo anche degli aggiornamenti regolari durante l'intero processo. Ci impegniamo a rispondere alla vostra richiesta nel più breve tempo possibile e a rispondervi entro e non oltre 30 giorni di calendario dalla data di ricezione. In alcuni casi di maggiore complessità, o se ci sottoponete molteplici preoccupazioni, potremmo dover prolungare questo periodo di altri due mesi. Vi faremo sapere se è necessaria una proroga prima che siano trascorsi i 30 giorni iniziali.
Se agiamo in qualità di Responsabili del trattamento per conto di un Titolare del trattamento come la vostra organizzazione, il datore di lavoro di un parente, un'associazione o istituzione, o un programma di servizi assicurativi o finanziari, dobbiamo prima chiedere istruzioni al Titolare del trattamento in questione. Nel caso in cui il Titolare non fosse disponibile ad impartire tali istruzioni (ad esempio, ha cessato di operare), International SOS si impegna a rispondere in modo indipendente alla vostra richiesta o al vostro reclamo, per quanto possibile.
Allo stesso modo, se l'utente riceve servizi da International SOS attraverso una terza parte come sopra riportato, e le sue informazioni personali sono state gestite in modo improprio a seguito di azioni o inazioni di tale terza parte, non saremo ritenuti responsabili per la risoluzione di eventuali controversie risultanti. In tali casi, vi indirizzeremo al punto di contatto appropriato.
Avete il diritto, in qualsiasi momento, di sollevare le vostre questioni con un'autorità di protezione dei dati o di portare il vostro caso in tribunale.
Modifiche alla presente Informativa
Rivediamo regolarmente e aggiorniamo occasionalmente la presente dichiarazione per garantire che rimanga in linea con gli sviluppi della nostra infrastruttura e delle nostre capacità aziendali e operative e con le normative applicabili e le nostre politiche di sicurezza delle informazioni e della privacy. Vi informeremo di tali modifiche mediante notifica preventiva, solitamente attraverso il sito web www.internationalsos.com. La presente dichiarazione non ha lo scopo di creare alcun diritto contrattuale o altri diritti legali, il suo scopo è quello di spiegare come i vostri dati personali saranno trattati per consentire la fornitura dei servizi di International SOS e come potete fare uso dei vostri diritti ai sensi della legislazione sulla protezione dei dati in relazione a tale trattamento.
Ultimo aggiornamento 9 Giugno 2020
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